Las suites ofimáticas de estas dos grandes compañías tecnológicas son muy parecidas, de hecho a veces trabajamos con ambas a la vez. ¿Eres de los que haces un documento en Word, luego lo subes a Drive y terminas el trabajo en Documentos de Google? Quédate y conoce las ventajas y desventajas de cada una de las herramientas de estas suites.
Google para la educación
Comenzamos con G Suite for Education, así como existe la suite (entiéndase como conjunto de herramientas) orientada a empresas, esta compañía tiene lo mismo para la educación. Este servicio proporciona varios productos utilizando el nombre de dominio del cliente, en este caso de instituciones educativas, es común verla en la educación superior, muchas universidades proveen a todos sus estudiantes de una cuenta institucional terminada en nombre@universidad.edu.co .pe .mx .etc., pero es poco común verla en instituciones educativas de educación primaria o secundaria de países de América Latina. Si eres un directivo de una institución educativa puede contactar con un experto en Google para la educación.
Entendemos que las condiciones económicas de las instituciones educativas y aún más si son públicas no se ajustan al costo de la adquisición de tecnologías, pero la buena noticia es que la suite básica la pueden solicitar las escuelas de manera gratuita enviando una solicitud, pero también podemos tener acceso a casi que a todo el portafolio de Google para la educación teniendo una cuenta de Gmail. A continuación te presentamos las principales herramientas de esta suite.
- Administrar el aula y evaluar.
Classroom: es quizás la herramienta más potente para la educación de la suite porque desde ella puedes administrar, crear, asignar y recibir tareas. También puedes evaluar e integrar con las demás herramientas que ofrece Google.
Formularios: desde esta herramienta podrás crear cuestionarios o realizar evaluaciones con la posibilidad de hacer rúbricas y hasta automatizar las respuestas.
- Herramientas ofimáticas y colaborativas.
Documentos: más adelante hablaremos de Microsoft, sin embargo, Documentos de Google es la competencia directa de Word. Esta herramienta te permite elaborar textos en la «nube» o almacenamiento en línea, está integrada a Drive y permite la colaboración, su interfaz es sencilla y con las opciones necesarias y básicas para presentar un buen escrito o informe.
Hoja de cálculo: su equivalente en Microsoft es Excel, y al igual que Documentos tiene una interfaz sencilla y opciones básicas.
Presentaciones: su equivalente en Microsoft es Power Point y si bien no tiene todas las características que ofrece el programa de la competencia en ella puedes crear presentaciones geniales y de manera colaborativa.
Drive: es como el «disco duro» donde se almacena todo lo que creamos en la Suite de Google, los documentos, hojas de cálculo, las clases, sitios web, etc. se almacenan en la «nube». El equivalente en Microsoft es OneDrive.
- Organización.
Calendario: es una herramienta muy útil para mantener organizado los tiempos, cuando se tiene una suite se sincroniza con tus alumnos o clases. La herramienta similar en Microsoft sería Exchange aunque esta está más orientada al ámbito empresarial.
Keep (notas): toma notas de manera fácil y con posibilidad de compartirlas. Su equivalente en Microsoft es OneNote.
- Comunicación.
Gmail: puedes configurar el sistema de correos electrónicas de tu colegio o universidad e intercambiar correos de manera segura. El equivalente en Microsoft es Outlook, también conocido como hotmail.
Meet: te puedes conectar con tus alumnos a través de videollamadas y mensajes de una forma muy segura con esta herramienta y resulta muy ventajosa con relación a otras de herramientas del mercado al tener la seguridad de Google, su equivalente en Microsoft es Teams.
Existen otras herramientas de Google para la Educación, pero nos centramos en las más generales. Sin embargo, que compartimos una última que no tiene equivalente en Microsoft y es Jamboard un tablero o pizarra digital interactiva y colaborativa basada en la nube de Google y que puedes utilizar en desde cualquier dispositivo.
Microsoft para la educación
Vamos con las herramientas de Microsoft para la educación y es que esta compañía ha crecido con mucho de nosotros, las herramientas ofimáticas como Word, Excel, Power Point vienen instalada o preinstalada en nuestros computadores ya que son del mismos desarrollador; Microsoft Windows ha tenido el mercado de los sistemas operativos de gran porcentaje de computadores del mundo, a pesar que el crecimiento de Linux, MacOS, Chrome OS, entre otros, ha sido significativo en los últimos años.
Todo esto ha ido cambiando, sobretodo cuando el gigante de Google comenzó a tener popularidad por la integración de herramientas ofimáticas a la nube (Drive) y la posibilidad de colaboración de forma sincrónica y asincrónica de los documentos y aceptación de los formatos de Microsoft Office.
Cuando hablamos de Microsoft para la educación nos referimos en sí, a su producto Microsoft 365 Education y que sus licencias dice la compañía que se ajusta al presupuesto de las instituciones educativas a cambio de tener potentes herramientas educativas para el aprendizaje.
- Administrar aula y evaluar.
No existe un equivalente a Classroom de Google aunque existió, puesto que Microsoft decidió retirar su producto y agregar algunas de las funcionalidades a diversas herramientas de su suite.
Forms: puedes crear encuestas y formularios de manera fácil, el equivalente es Formularios en Google.
Herramientas ofimáticas y colaborativas.
Hasta no hace mucho las herramientas de Microsoft eran solo para escritorio, actualmente la podemos sincronizar con OneDrive o trabajar desde estas herramientas en la nube, permitiendo así el trabajo colaborativo, aunque esto no está disponible para todas las versiones de Windows ni versiones antiguas de Word, Excel, y Power Point.
Word: es el programa orientado al procesamiento de texto y aún sigue siendo el más popular del mundo. Su competencia es Documentos de Google.
Excel: esta herramienta para cálculo, herramientas gráficas, tablas y mucho más, su popularidad sigue aún vigente y es ampliamente usada en el ámbito empresaria. Su competencia es Hoja de Cálculos de Google.
Power Point: este programa para la creación de presentaciones es parte del paquete de ofimáticas de Microsoft Office, también muy utilizado aunque ha ido perdiendo usuarios por la popularidad de programas web como Genially, Prezi, entre otros. El equivalente en Google es Presentaciones.
- Organización
Exchague: es un correo y calendario de categoría empresarial, lo más parecido puede Gmail y Calendar de Google a la vez.
OneNote: es un bloc de notas digital donde puedes mantener organizado de forma sencilla tus ideas o apuntes importantes. También permite la colaboración. Su equivalente en Google es Keep.
- Comunicación
Outlook: antiguamente era conocido como hotmail y es el servicio de correos electrónicos de Microsoft, aunque desde hace varios años Gmail de Google lo superó en número de usuarios.
Teams: con esta aplicación web puedes chatear, hacer llamadas, colaborar desde un mismo lugar. Meet es su competencia directa, hasta hace pocos meses Meet estaba reservado para empresas pero a la fecha cualquier persona puede utilizar esa herramienta.
Ventajas
Google para la educación.
- Capacidad de integración con toda la suite.
- Tiene Classroom y es una forma muy fácil de gestionar el aprendizaje.
- Tiene Jamboard que es una pizarra virtual, pertinente para la colaboración y clases virtuales.
- Sencillez, este es uno de los puntos más fuerte, ya que al no tener tantas opciones sus programas la curva de aprendizaje de las herramientas es muy favorable.
- Optimizada para dispositivos móviles Android.
Microsoft para la educación.
- Posibilidad de trabajar en escritorio y la nube.
- Popularidad y experiencia en las herramientas ofimáticas
- Creadores de las extensiones .doc .xls .pptx entre otras que permiten la optimización de los archivos al trabajarlos en su nube o compartirlo a través de sus otras herramientas.
Desventajas
Google para la educación.
- No tienen versión escritorio, aunque puedes trabajar modo offline solo se sincronizará cuando vuelvas a conectarte a Internet.
- Problemas de compatibilidad de los archivos de las herramientas ofimáticas al descargarlas y abrirlas en los programas de Microsoft. Aunque no es tan común, a veces al abrir un archivo se desconfigura y toca realizar ajustes.
- Debes instalar complementos para ampliar las opciones de las herramientas ofimáticas y de comunicación.
Microsoft para la educación.
- No tienen una herramienta para la gestión del aprendizaje como Google.
- No tienen versión gratuita para las escuelas y muy limitado los productos si no se tiene una suite empresarial o educativa.
- En dispositivos móviles con sistema operativo Android no tienen tan buena sincronización y rendimiento como si lo tienen las herramientas de Google.
- La curva de aprendizaje para el uso de estas herramientas es más compleja al tener muchas opciones.
Conclusiones
Tanto Google como Microsoft tienen la mayor participación en la industria tecnológica, tanto en el desarrollo de hardware como de software.
En mi opinión nos podemos inclinar por una u otra según nuestras necesidades. Por ejemplo, si tienes un smartphone con sistema operativo Android y la mayor parte del trabajo lo realizas desde ahí, puedes optar por Google. Por el contrario si la mayor parte del trabajo la realizas en computador de escritorio y tienes sistema operativo Windows te podría inclinar por Microsoft.
No hay ningún problema en utilizar ambas herramientas, aunque nos cueste un poco más de tiempo y trabajo sincronizar para tener en orden los documentos de nuestro escritorio en la nube y viceversa.
Google se caracteriza por una empresa más juvenil e innovadora y gracias a ello ha arrasado con varios productos de Microsoft aunque este está consolidado en los sectores empresariales y tiene una trayectoria invaluable.
¿Y tú, cuál utilizas? ¿Sabías todas estas diferencias? Déjame tus comentarios o aportes.